L’ère des bureaux nomades

Pourquoi opter pour un bureau «sans bureau»?

En France, on estime qu’environ 60% des postes de travail de bureau sont inoccupés, car les employés font du télétravail, participent à des réunions ou congrès ou sont tout simplement absents. Un des premiers intérêts qui incite les entreprises à emboiter le pas vers cette façon de fonctionner est entre autres d’économiser des coûts. Le but premier est d’offrir un espace de travail qui convient au type de tâche à réaliser et de ne pas être confiné dans un espace prédéfini.

Les employeurs offrent normalement une diversité de postes de travail que les salariés doivent réserver quelques jours à l’avance au moyen d’une application. On peut entres autres y retrouver des espaces à aires ouvertes, des postes de travail avec table ajustable (pour favoriser l’alternance travail debout/assis), des petites salles fermées pour travailler en groupe, des locaux pour procéder à des appels téléphoniques et même certains espaces pour s’activer un peu (salle d’entraînement ou poste de travail avec tapis roulant).

Les points positifs des bureaux «nomades»

Favorise les échanges entre collègues :
Évidemment, le fait de travailler dans des aires communes favorise le partage d’idées et d’informations. Les différents espaces plus invitants les uns que les autres incitent les travailleurs à se déplacer, ce qui favorise les rencontres.

Réduire les coûts
À quoi bon sert d’avoir autant de bureaux que d’employés si le tiers de ceux-ci ne sont pas physiquement présents sur les lieux de travail? En optant pour une telle organisation de l’espace et des équipements, on réduit les coûts et on maximise le milieu occupé. Par exemple, certaine entreprise hésite à fournir une table ajustable à tous ses employés, craignant que celles-ci ne soit pas utilisée. En mettant à la disposition des salariés différents postes de travail, chacun peut opter pour une station à sa convenance.

Avoir accès à plus de luminosité
Dans certaines entreprises, on remarque que les employés détenant un poste plus haut dans la hiérarchie détiennent des bureaux se situant au contour de l’immeuble, ce qui signifie souvent la présence de fenêtre en abondance. Le fait de «dépolitiser» l’espace permet à tous et chacun de profiter de la luminosité naturelle, qui est d’ailleurs la plus adéquate pour le travail.

Moins d’impression de papier
Cette façon de travailler oblige à revoir au minimum l’utilisation de dossiers papiers, car les travailleurs ne détiennent normalement qu’un simple petit tiroir de rangement pour y mettre quelques effets personnels. Tout est donc informatisé afin de pouvoir y avoir accès en tout temps et en tout lieu et pour éviter l’encombrement de l’espace disponible.

Bien que ce type de bureau nouveau genre ait beaucoup d’aspects profitables pour l’entreprise, certains points peuvent paraître incommodants pour certains travailleurs :

Dérangement
L’idée de devoir travailler en étant entouré de personnes et de bruit peut sembler pénible pour certains salariés. Certains peuvent éprouver des difficultés de concentration, ce qui peut nuire à leur productivité au travail.

Adaptation du poste de travail
Jouer à la chaise musicale tous les jours peut parfois entraîner des problématiques au niveau de l’ajustement des équipements de travail. Notamment pour les personnes qui souffrent de blessure de type musculo-squelettique, cette alternance de poste peut devenir une source d’inconfort supplémentaire s’ils ne sont pas outillés correctement pour ajuster leur poste de travail.

Gérer les heures de pointe
Lorsqu’une plus grande proportion des employés se retrouve au bureau, il faut s’assurer que chacun de ceux-ci pourront trouver une place adéquate pour travailler en fonction du mandat à réaliser. Bien qu’un des objectifs soit de réaliser des économies sur les équipements, il ne faudrait surtout pas rendre l’environnement de travail moins invitant par manque de matériel!

Et l’ergonomie dans tout ça?

Bien que les avantages d’une telle organisation puissent être attrayants pour des gestionnaires d’entreprise, il faut tout de même se pencher sur certains éléments en lien avec l’ergonomie. Voici les points importants à considérer pour faire de cette organisation un succès :

Formation sur l’ajustement des chaises et utilisation des différents postes de travail
Évidemment, le fait de devoir changer de poste de travail presqu’au quotidien implique de devoir changer de chaise également. Il est donc primordial que les employés soient en mesure d’ajuster leur chaise de façon optimale pour éviter de développer des inconforts ou même des troubles musculo-squelettiques. Pour se faire, des formations peuvent être donnée aux employés, mais également à certaines personnes cibles dans l’organisation afin qu’ils deviennent des ressources internes en ergonomie de bureau. Il s’avère également important d’expliquer les bienfaits de l’utilisation de certains équipements, tels que les bureaux ajustables.

Tenir compte des employés ayant une condition médicale particulière
Si un travailleur présentes un trouble musculo-squelettique, ou tout autre condition particulière, il se doit de pouvoir utiliser des équipements adaptés. Il est donc important de mettre en place certaines procédures pour pouvoir accommoder les gens qui ont des besoins spécifiques, sans toutefois créer d’attentes ou de précédents chez les autres employés.

Préparer les employés d’avance pour éviter stress
Ce nouvel aménagement des aires de travail ainsi que tout le changement relatif à l’organisation du travail peut nécessiter une période d’adaptation importante chez certains travailleurs. En effet, certaines personnes n’aiment pas être sorties de leur zone de confort et un tel changement demande de sortir de cette zone. Il est donc important de préparer les employés aux changements à venir et prévoir une certaine période de temps pour l’adaptation. Il faut également être à l’écoute des travailleurs et les soutenir en cas de stress lié à ces changements.

Dans le but de répondre aux nouvelles réalités du travail de bureau, l’ère des bureaux «nomades» risque d’être mise au premier plan dans les prochaines décennies.